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Kundenbeispiel:

Integration einer E-Mail-Archivierung (Dienstleistungsunternehmen)

Unser Kunde:

Unser Kunde ist ein bundesweit aufgestelltes Dienstleistungsunternehmen mit mehr als 120 Mitarbeitern.


Ausgangssituation:

Primäre Anforderung an die einzusetzende Lösung war es, rechtliche Vorgaben im Umgang mit unternehmensrelevanten E-Mails zu erfüllen. Verträge, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Reklamationsschreiben und Zahlungsbelege sind nur einige Beispiele für E-Mails, die nach geltendem Recht langjährig, vollständig und unveränderbar archiviert werden müssen.

Einen weiteren Schwerpunkt setzte der Kunde auf die Entlastung seines vorhandenen E-Mailservers. Durch die zunehmende Fülle an großen E-Mails stieß der vorhandene E-Mailserver (Microsoft Exchange Server) an seine Grenzen.


Umsetzung:

Für die Feststellung des Kundenbedarfs wurden in einem ersten Schritt die Präferenzen des Kunden ermittelt. Nach anschließender Untersuchung der Kundenumgebung wurden dem Kunden mehrere Lösungsmöglichkeiten präsentiert.

Die Kundenentscheidung fiel auf die Lösung "Mailstore Server". Der Hersteller MailStore Software GmbH bietet mit seinen Produkten gerade für eine Microsoft-Umgebung sehr einfach zu integrierende Lösungen.

Durch eine komfortable Anbindung der vorhandenen Nutzerdatenbank (Active Directory) gestaltete sich die Installation bestmöglich.
Alte E-Mails werden nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern gelöscht, was den vorhandenen E-Mailserver entlastet. Eine Anschaffung einer leistungsstärkeren Hardware für den E-Mailsserver war somit nicht erforderlich.
Ein weiterer Vorteil des Löschens alter E-Mails besteht darin, dass gleichzeitig die zu sichernde Datenmenge (tägliches Backup) drastisch reduziert werden konnte. Das E-Mailarchiv muss lediglich inkrementell gesichert werden.
Das Outlook-Plugin beschleunigt und vereinfacht die Recherche nach E-Mails für die Benutzer deutlich.
Ein Verlust von E-Mails, sei es durch technische Probleme oder ein versehentliches bzw. bewusstes Löschen durch Mitarbeiter, wird durch die neue Lösung verhindert. Anwender können mit nur einem Mausklick ihre alten E-Mails wiederherstellen.

Nach einer anfänglichen Testphase mit ausgesuchten Nutzern konnte die Lösung für das gesamte Unternehmen erfolgreich in den Wirkbetrieb übernommen werden.

Sie interessieren sich auch für eine E-Mail-Archivierung? Dann treten Sie doch einfach mit uns in Verbindung. Wir beraten Sie gern und stellen bei Bedarf einen Kontakt zu unserem Kunden her.