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Kundenbeispiel:

Integration einer E-Mail-Archivierung (Industrie)

Unser Kunde:

Unser Kunde ist ein international aufgestelltes Unternehmen mit Produktions- und Entwicklungsstandorten in Europa und den USA. Das Unternehmen beschäftigt über 300 Mitarbeiter.

Besondere Kompetenzen des Kunden liegen in den Bereichen der medizintechnischen und industriellen Anwendungen. Weitere Schlüsselbranchen sind Luft- und Raumfahrt, Sicherheitstechnik sowie die Automobilindustrie.


Ausgangssituation:

Im Vordergrund stand die Umsetzung von rechtlichen Anforderungen im Umgang mit unternehmensrelevanten E-Mails. Verträge, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Reklamationsschreiben und Zahlungsbelege sind nur einige Beispiele für E-Mails, die nach geltendem Recht langjährig, vollständig und unveränderbar archiviert werden müssen.

Des Weiteren führte ein stetig wachsendes Aufkommen von E-Mails zu einer permanenten Auslastung der vorhandenen E-Mailserver (Microsoft Exchange Server). Das Wiederherstellen von einzelnen E-Mails aus behäbigen PST-Dateien (E-Mail-Sicherungsdateien) gestaltete sich umständlich. Personelle Ressourcen wurden dadurch unverhältnismäßig gebunden.


Umsetzung:

Zunächst war es erforderlich, eine grundlegende Bedarfsanalyse durchzuführen. Diese beinhaltete im Wesentlichen die Erfassung und Dokumentation des Ist-Zustandes, Gespräche mit der IT-Leitung und den verantwortlichen Administratoren sowie die Ermittlung persönlicher Präferenzen des Kunden unter Einbeziehung der geplanten Unternehmensentwicklung.

Im Anschluss wurden dem Kunden mehrere Lösungsmöglichkeiten und deren Vor- bzw. Nachteile vorgestellt.

Die Kundenentscheidung fiel auf die Lösung "Mailstore Server". Der Hersteller MailStore Software GmbH bietet mit seinen Produkten gerade für eine Microsoft-Umgebung sehr einfach zu integrierende Lösungen.

Durch eine komfortable Anbindung der vorhandenen Nutzerdatenbank (Active Directory) gestaltete sich die Installation bestmöglich.
Das Outlook-Plugin beschleunigt und vereinfacht die Recherche nach E-Mails für die Benutzer deutlich.
Alte E-Mails werden nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern gelöscht, was den vorhandenen E-Mailserver entlastet. Eine Anschaffung einer leistungsstärkeren Hardware für den E-Mailsserver war somit nicht erforderlich.
Ein weiterer Vorteil des Löschens alter E-Mails besteht darin, dass gleichzeitig die zu sichernde Datenmenge (tägliches Backup) drastisch reduziert werden konnte. Das E-Mailarchiv muss lediglich inkrementell gesichert werden.
Ein Verlust von E-Mails, sei es durch technische Probleme oder ein versehentliches bzw. bewusstes Löschen durch Mitarbeiter, wird durch die neue Lösung verhindert. Anwender können mit nur einem Mausklick ihre alten E-Mails wiederherstellen.

Nach einer anfänglichen Testphase mit ausgesuchten Nutzern konnte die Lösung für das gesamte Unternehmen erfolgreich in den Wirkbetrieb übernommen werden.

Sie interessieren sich auch für eine E-Mail-Archivierung? Dann treten Sie doch einfach mit uns in Verbindung. Wir beraten Sie gern und stellen bei Bedarf einen Kontakt zu unserem Kunden her.